Liên quan đến vấn đề Thành lập doanh nghiệp tư nhân. Phóng viên Báo Công lý đã có cuộc trao đổi với Luật sư Hà Thị Khuyên, Văn phòng Luật sư Nhân Chính (Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội).

Phóng viên: Thưa Luật sư, pháp luật hiện hành quy định như thế nào về điều kiện, hồ sơ và trình tự đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân?

Luật sư: Trước hết, cần hiểu đúng bản chất của doanh nghiệp tư nhân. Theo Điều 188 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và cá nhân đó tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi cá nhân chỉ được thành lập một doanh nghiệp tư nhân và chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh. Doanh nghiệp tư nhân cũng không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào và không được góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp tại công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần.

 Về điều kiện thành lập, về nguyên tắc cá nhân có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ các trường hợp bị pháp luật cấm, chẳng hạn người chưa thành niên, người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù hoặc thuộc các trường hợp khác theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp tư nhân, chủ thể thành lập bắt buộc phải là một cá nhân, không thể là tổ chức. Ngoài điều kiện về chủ thể, doanh nghiệp phải đăng ký ngành, nghề không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh; tên doanh nghiệp phải phù hợp quy định pháp luật; hồ sơ phải hợp lệ và phải nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Đây là bốn điều kiện cơ bản để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 27 Luật Doanh nghiệp.

Một điểm rất đáng lưu ý là pháp luật không quy định doanh nghiệp tư nhân phải có mức vốn tối thiểu chung như một điều kiện để thành lập. Chủ doanh nghiệp tự đăng ký mức vốn đầu tư và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số vốn đăng ký. Tuy nhiên, nếu ngành, nghề kinh doanh cụ thể thuộc lĩnh vực kinh doanh có điều kiện về vốn hoặc yêu cầu đáp ứng điều kiện chuyên ngành thì chủ doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện đó trước khi kinh doanh thực tế.

Về hồ sơ, theo Điều 19 Luật Doanh nghiệp và Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân về cơ bản gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, một điểm mới quan trọng hiện nay là nếu chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân theo quy định thì hồ sơ không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân. Quy định này phù hợp với chủ trương khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia để đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Hồ sơ phải được kê khai trung thực, chính xác và người thành lập doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai. Đặc biệt, theo quy định mới tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP, việc đăng ký doanh nghiệp phải bảo đảm chủ sở hữu thực sự đứng tên đối với tài sản của mình và không được đứng tên thay người khác để góp vốn. Mặc dù quy định này chủ yếu được thiết kế đối với việc góp vốn vào công ty, nó cũng thể hiện nguyên tắc chung mà người thành lập doanh nghiệp cần tuân thủ là thông tin về chủ thể, tài sản và hoạt động kinh doanh phải trung thực, không sử dụng người đứng tên hộ để che giấu chủ thể thực sự.

Về trình tự, chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền chuẩn bị một bộ hồ sơ và nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi nộp trực tuyến, người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực hồ sơ và thực hiện thanh toán theo quy trình.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ. Theo quy định hiện hành, thời hạn xem xét và cấp đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ; nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Nếu người thành lập doanh nghiệp không sửa đổi, bổ sung trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày có thông báo yêu cầu thì hồ sơ không còn giá trị.

Khi đáp ứng đủ điều kiện, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế và mã số doanh nghiệp cũng đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần phân biệt rất rõ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với giấy phép kinh doanh chuyên ngành: việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được kinh doanh mọi ngành, nghề. Nếu hoạt động thuộc ngành, nghề kinh doanh có điều kiện thì doanh nghiệp chỉ được kinh doanh sau khi đáp ứng đầy đủ điều kiện hoặc có giấy phép, chứng nhận, văn bản chấp thuận tương ứng theo pháp luật chuyên ngành.

Phóng viên: Chủ doanh nghiệp tư nhân phải chịu trách nhiệm pháp lý ra sao đối với các nghĩa vụ của doanh nghiệp; tài sản của chủ sở hữu và tài sản đưa vào hoạt động kinh doanh được xác định như thế nào?

Luật sư: Đây là vấn đề quan trọng nhất và cũng là điểm khiến doanh nghiệp tư nhân khác biệt căn bản so với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần. Chủ doanh nghiệp tư nhân chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ của doanh nghiệp. Nói cách khác, mức vốn đầu tư đăng ký của doanh nghiệp tư nhân không phải là giới hạn trách nhiệm của chủ doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu chủ doanh nghiệp đăng ký vốn đầu tư 2 tỷ đồng nhưng trong quá trình kinh doanh phát sinh khoản nợ 10 tỷ đồng và tài sản thuộc phạm vi chịu trách nhiệm của doanh nghiệp chỉ có 2 tỷ đồng, về nguyên tắc chủ doanh nghiệp vẫn phải dùng các tài sản khác thuộc quyền sở hữu hợp pháp của mình để thực hiện nghĩa vụ còn thiếu. Đây là rủi ro pháp lý lớn nhất khi lựa chọn mô hình doanh nghiệp tư nhân.

Pháp luật cũng không thiết kế doanh nghiệp tư nhân theo mô hình có sự tách biệt hoàn toàn giữa tài sản của doanh nghiệp và tài sản của chủ sở hữu như đối với công ty có tư cách pháp nhân. Điều 189 Luật Doanh nghiệp quy định vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân do chủ doanh nghiệp tự đăng ký; toàn bộ vốn và tài sản, kể cả vốn vay và tài sản thuê, được sử dụng vào hoạt động kinh doanh phải được ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán và báo cáo tài chính. Như vậy, cần phân biệt giữa “vốn đầu tư đã đăng ký” với “toàn bộ tài sản thực tế được sử dụng cho hoạt động kinh doanh”. Hai khái niệm này không đồng nhất.

Về mặt quản trị tài sản, chủ doanh nghiệp nên lập hồ sơ và chứng từ rõ ràng đối với từng tài sản đưa vào kinh doanh, xác định loại tài sản, số lượng, giá trị, nguồn hình thành và tình trạng sở hữu. Đối với tài sản thuộc vốn đầu tư ban đầu, thông tin phải được phản ánh đúng trong hồ sơ đăng ký và hệ thống kế toán. Đối với tài sản mua trong quá trình kinh doanh, tài sản hình thành từ vốn vay hoặc tài sản thuê nhưng được sử dụng cho hoạt động kinh doanh, cũng phải được ghi nhận theo quy định kế toán. Pháp luật cho phép chủ doanh nghiệp tăng hoặc giảm vốn đầu tư trong quá trình hoạt động, nhưng việc giảm vốn xuống thấp hơn mức đã đăng ký phải được đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi thực hiện.

Điểm cần đặc biệt lưu ý là việc chủ doanh nghiệp tự xác định một phần tài sản là “tài sản cá nhân” không đương nhiên làm cho phần tài sản đó được miễn khỏi trách nhiệm đối với nghĩa vụ của doanh nghiệp. Chính bản chất trách nhiệm vô hạn của doanh nghiệp tư nhân khiến chủ doanh nghiệp phải tính đến khả năng tài sản cá nhân bị sử dụng để thực hiện nghĩa vụ tài sản của doanh nghiệp khi doanh nghiệp không đủ khả năng thanh toán.

Chủ doanh nghiệp đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và có toàn quyền quyết định đối với hoạt động kinh doanh. Chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp điều hành hoặc thuê Giám đốc, Tổng giám đốc quản lý doanh nghiệp, nhưng việc thuê người quản lý không làm chuyển giao trách nhiệm pháp lý cuối cùng của chủ doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp quy định rõ trường hợp thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thì chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Do đó, xét trên góc độ quản trị rủi ro, doanh nghiệp tư nhân phù hợp hơn với những hoạt động có quy mô vừa và nhỏ, mức độ rủi ro tài chính có thể kiểm soát và chủ doanh nghiệp muốn duy trì quyền quyết định tập trung. Nếu doanh nghiệp dự kiến vay vốn lớn, ký hợp đồng dài hạn, có rủi ro bồi thường cao, đầu tư tài sản lớn hoặc có nhiều đối tác, việc cân nhắc chuyển sang công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần là vấn đề rất đáng xem xét, bởi các loại hình này có cơ chế trách nhiệm tài sản khác về nguyên tắc.

Phóng viên: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thực hiện những nghĩa vụ pháp lý nào và lưu ý gì để hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động?

Luật sư: Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp không nên hiểu rằng thủ tục thành lập đã hoàn tất toàn bộ. Việc được cấp giấy chỉ là điểm bắt đầu của quá trình tuân thủ pháp luật.

Trước hết doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nộp phí công bố theo quy định. Thời hạn công bố là 30 ngày kể từ ngày được công khai theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp tư nhân, nội dung công bố chủ yếu liên quan đến thông tin đăng ký doanh nghiệp và ngành, nghề kinh doanh. 

Chủ doanh nghiệp phải hoàn tất các công việc về thuế, kế toán và hóa đơn. Doanh nghiệp phải tổ chức chế độ kế toán, mở và lưu giữ sổ sách, chứng từ kế toán, thực hiện kê khai và nộp các loại thuế phát sinh theo hoạt động thực tế, đồng thời sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định về quản lý thuế và hóa đơn. Từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài đã được chấm dứt thu, nộp theo Nghị quyết 198/2025/QH15; vì vậy doanh nghiệp thành lập hiện nay không còn phải thực hiện nghĩa vụ lệ phí môn bài cho các năm từ 2026 trở đi.

Chủ doanh nghiệp cũng phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người lao động nếu có thuê lao động, bao gồm giao kết hợp đồng lao động, trả lương, bảo đảm điều kiện làm việc, thực hiện bảo hiểm xã hội và các nghĩa vụ khác theo pháp luật lao động. Tùy lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp còn có thể phải đáp ứng các quy định chuyên ngành về phòng cháy chữa cháy, an toàn thực phẩm, môi trường, xây dựng, quảng cáo, bảo vệ dữ liệu, an ninh trật tự hoặc điều kiện về giấy phép con. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường bỏ sót: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ xác lập tư cách đăng ký doanh nghiệp, chứ không thay thế các giấy phép chuyên ngành.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải chủ động cập nhật khi có thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt, thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, thông tin chủ doanh nghiệp hoặc các nội dung khác thuộc diện phải đăng ký hoặc thông báo đều cần thực hiện đúng thời hạn. Việc để thông tin trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khác với thực tế hoạt động có thể gây khó khăn khi giao dịch ngân hàng, ký hợp đồng, kê khai thuế, tham gia đấu thầu hoặc giải quyết tranh chấp. Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng đặt trách nhiệm lớn lên doanh nghiệp về tính trung thực và chính xác của dữ liệu đăng ký

Từ góc độ tư vấn doanh nghiệp, tôi đặc biệt khuyến nghị chủ doanh nghiệp tư nhân phải quản trị chặt chẽ ba nhóm rủi ro. Thứ nhất là rủi ro tài sản, bởi trách nhiệm của chủ doanh nghiệp là vô hạn. Không nên ký bảo lãnh, vay nợ hoặc cam kết nghĩa vụ tài chính lớn mà không đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Thứ hai là rủi ro hợp đồng. Mọi hợp đồng quan trọng cần quy định rõ đối tượng, giá, phương thức thanh toán, tiến độ, phạt vi phạm, bồi thường, quyền đơn phương chấm dứt, giải quyết tranh chấp và giới hạn trách nhiệm trong phạm vi pháp luật cho phép. Thứ ba là rủi ro tuân thủ, bao gồm thuế, kế toán, lao động và điều kiện kinh doanh chuyên ngành.

Chủ doanh nghiệp nên duy trì hồ sơ chứng minh rõ ràng nguồn gốc và quyền sở hữu đối với tài sản; kiểm soát việc sử dụng tiền của doanh nghiệp; hạn chế giao dịch tiền mặt không có chứng từ; lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ nhân sự đầy đủ. Đặc biệt, không nên có tâm lý “doanh nghiệp tư nhân là tài sản của mình nên có thể sử dụng tiền và tài sản tùy ý”. Về thực tế quản trị, càng phân định rõ tài sản, dòng tiền và giao dịch phục vụ kinh doanh thì càng dễ chứng minh tính hợp pháp của hoạt động, kiểm soát thuế và giảm tranh chấp.

Tóm lại doanh nghiệp tư nhân có ưu điểm lớn là cơ cấu tổ chức đơn giản, chủ doanh nghiệp toàn quyền quyết định và thủ tục thành lập tương đối gọn. Tuy nhiên, ưu điểm này đi kèm một rủi ro rất lớn: chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Vì vậy, trước khi lựa chọn mô hình doanh nghiệp tư nhân, chủ đầu tư không chỉ cần xem xét thủ tục thành lập mà phải đánh giá quy mô vốn, mức độ vay nợ, ngành nghề, nguy cơ tranh chấp và khả năng phát sinh nghĩa vụ bồi thường. Nếu hoạt động kinh doanh có mức độ rủi ro cao hoặc dự kiến mở rộng quy mô đáng kể, cần cân nhắc ngay từ đầu liệu doanh nghiệp tư nhân có còn là mô hình phù hợp hay nên lựa chọn công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần để có cơ chế quản trị và phân định trách nhiệm tài sản phù hợp hơn.

Liên hệ tư vấn và mời luật sư: 0936683699 - 0983951338