Liên quan đến vấn về tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa. Phóng viên Báo Công lý đã có cuộc trao đổi với Luật sư Nguyễn Văn Đồng, Văn phòng Luật sư Nhân Chính (Đoàn Luật sư thành phố Hà Nội).

Phóng viên hỏi: Dưới góc độ pháp lý những điều kiện nào quyết định hiệu lực của hợp đồng mua bán hàng hóa và đâu là nguyên nhân thường dẫn đến tranh chấp giữa các bên?

Luật sư Nguyễn Văn Đồng trả lời: Theo tôi, khi đánh giá hiệu lực của một hợp đồng mua bán hàng hóa, cần nhìn nhận đồng thời dưới hai góc độ: điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự và các quy định chuyên ngành của pháp luật thương mại.

Trước hết theo Điều 117 Bộ luật Dân sự thì giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật, năng lực hành vi phù hợp; các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện; mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Ngoài ra, trong trường hợp pháp luật quy định về hình thức thì hình thức cũng phải được tuân thủ. Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, Luật Thương mại năm 2005 có quy định tương đối linh hoạt: hợp đồng có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể, trừ những trường hợp pháp luật yêu cầu phải lập bằng văn bản hoặc hình thức khác. Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ hợp đồng không có dấu đỏ hoặc không được lập thành văn bản thì đương nhiên vô hiệu. Vấn đề quan trọng là phải xác định đúng loại giao dịch và quy định pháp luật áp dụng.

Trong thực tiễn tranh chấp thường không xuất phát ngay từ việc hợp đồng vô hiệu, mà chủ yếu phát sinh do hợp đồng được soạn thảo không chặt chẽ hoặc các bên thực hiện không đúng những gì đã cam kết. Một số nguyên nhân phổ biến là: mô tả hàng hóa không đầy đủ; không quy định rõ tiêu chuẩn, quy cách, nguồn gốc, xuất xứ; không xác định phương thức kiểm tra và nghiệm thu; giao hàng không đúng số lượng hoặc thời hạn; điều khoản thanh toán thiếu rõ ràng; không quy định cụ thể về chuyển giao rủi ro; điều khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại được thiết kế sơ sài; hoặc người ký hợp đồng không đúng thẩm quyền. Đáng lưu ý, trong giao dịch thương mại, doanh nghiệp thường quan tâm nhiều đến giá và số lượng nhưng lại xem nhẹ các điều khoản về chất lượng, nghiệm thu, khiếu nại và chứng cứ. Đây chính là “điểm yếu” thường bị bộc lộ khi tranh chấp xảy ra. Do đó, theo kinh nghiệm hành nghề, một hợp đồng tốt không chỉ trả lời câu hỏi “mua bán cái gì, giá bao nhiêu”, mà phải dự liệu được cả tình huống “nếu hàng hóa không đạt yêu cầu thì xử lý thế nào”.

Phóng viên hỏi: Khi phát sinh tranh chấp về chất lượng, số lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng hoặc nghĩa vụ thanh toán, các bên cần căn cứ vào đâu để xác định hành vi vi phạm, trách nhiệm bồi thường thiệt hại và mức phạt vi phạm hợp đồng?

Luật sư Nguyễn Văn Đồng trả lời: Theo tôi cần bắt đầu từ chính hợp đồng và toàn bộ hồ sơ thực hiện hợp đồng, sau đó mới đối chiếu với Luật Thương mại, Bộ luật Dân sự và pháp luật chuyên ngành. Đối với tranh chấp về chất lượng hàng hóa, cần xem xét các tiêu chuẩn mà hai bên đã thỏa thuận, mẫu hàng, catalogue, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn bắt buộc, biên bản kiểm tra, nghiệm thu, kết quả giám định và cơ chế khiếu nại. Pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa cũng đặt ra các yêu cầu về tiêu chuẩn, quy chuẩn và công bố chất lượng trong những trường hợp tương ứng.

Với tranh chấp về số lượng, cần đối chiếu hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, vận đơn, biên bản giao nhận, biên bản kiểm đếm và các tài liệu xác nhận của bên mua, bên vận chuyển. Với tranh chấp về thời hạn giao hàng, phải xác định chính xác thời điểm mà bên bán có nghĩa vụ giao hàng và xem có sự gia hạn, thay đổi lịch giao hoặc thỏa thuận khác trong quá trình thực hiện hay không.

Đối với nghĩa vụ thanh toán, các bên cần kiểm tra thời hạn thanh toán, điều kiện thanh toán, chứng từ làm căn cứ thanh toán, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ và các khoản tiền đã thực trả.

Về bồi thường thiệt hại, Điều 302 Luật Thương mại quy định thiệt hại được bồi thường gồm tổn thất thực tế, trực tiếp và khoản lợi trực tiếp mà bên bị vi phạm đáng lẽ được hưởng nếu không có hành vi vi phạm.

 Vì vậy, không phải cứ có hành vi vi phạm là bên bị vi phạm đương nhiên được chấp nhận toàn bộ khoản tiền mình yêu cầu. Bên yêu cầu bồi thường phải chứng minh được hành vi vi phạm, thiệt hại thực tế, quan hệ nhân quả và mức thiệt hại. Đây là điểm tôi cho rằng doanh nghiệp thường gặp khó khăn nhất. Ví dụ, doanh nghiệp nói rằng đối tác giao hàng chậm làm mất khách hàng và mất lợi nhuận, nhưng nếu không có tài liệu chứng minh đơn hàng bị hủy, doanh thu bị mất và mối quan hệ trực tiếp giữa việc giao hàng chậm với khoản lợi nhuận bị mất thì yêu cầu bồi thường sẽ rất khó được chấp nhận đầy đủ.

Đối với phạt vi phạm, nguyên tắc quan trọng là phải có thỏa thuận phạt trong hợp đồng. Điều 300 Luật Thương mại xác định phạt vi phạm là việc bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm trả một khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng nếu hợp đồng có thỏa thuận. Mức phạt thông thường không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, theo Điều 301 Luật Thương mại.

Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại. Phạt vi phạm chủ yếu dựa trên thỏa thuận và hành vi vi phạm; còn bồi thường thiệt hại gắn với tổn thất thực tế, trực tiếp và nghĩa vụ chứng minh thiệt hại. Trong một vụ tranh chấp, hai chế tài này có thể được xem xét đồng thời nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật và thỏa thuận của các bên.

Ngoài ra, cũng phải xem xét các trường hợp miễn trách nhiệm theo hợp đồng và pháp luật, chẳng hạn sự kiện bất khả kháng hoặc trường hợp mà bên vi phạm được miễn trách nhiệm theo quy định áp dụng. Không thể chỉ nhìn vào việc nghĩa vụ không được thực hiện mà kết luận ngay bên đó phải chịu toàn bộ trách nhiệm.

Phóng viên hỏi: Theo luật sư, doanh nghiệp nên lựa chọn thương lượng, hòa giải hay khởi kiện tại Tòa án để giải quyết tranh chấp; đồng thời cần lưu ý gì về thời hiệu, thẩm quyền và chứng cứ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp?

Luật sư Nguyễn Văn Đồng trả lời: Theo tôi không có một phương thức duy nhất phù hợp với mọi tranh chấp. Tuy nhiên, về nguyên tắc, thương lượng nên là bước đầu tiên, nếu quan hệ thương mại giữa các bên còn khả năng duy trì.

Thương lượng có ưu điểm là nhanh, ít tốn kém, bảo mật tương đối tốt và giúp doanh nghiệp giữ được quan hệ với đối tác. Nếu hai bên đạt được thỏa thuận, cần lập thành văn bản với nội dung rõ ràng về số tiền, thời hạn, phương thức thực hiện, trách nhiệm nếu tiếp tục vi phạm và việc chấm dứt khiếu nại.

Hòa giải cũng là phương thức đáng ưu tiên, đặc biệt khi tranh chấp có tính kỹ thuật hoặc các bên vẫn muốn tiếp tục hợp tác. Trường hợp hòa giải thành thông qua cơ chế phù hợp, thỏa thuận có thể tạo cơ sở để các bên chấm dứt tranh chấp và thực hiện nghĩa vụ.

Khởi kiện tại Tòa án nên được cân nhắc khi thương lượng, hòa giải không đạt kết quả, khoản tranh chấp có giá trị lớn, bên vi phạm không thiện chí hoặc cần một phán quyết có tính cưỡng chế để bảo vệ quyền lợi.

Về thời hiệu, đây là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt không được bỏ qua. Đối với tranh chấp thương mại, Điều 319 Luật Thương mại quy định thời hiệu khởi kiện là 2 năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trong khi đó, đối với tranh chấp hợp đồng thuộc phạm vi điều chỉnh của Bộ luật Dân sự, Điều 429 quy định thời hiệu khởi kiện là 3 năm kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. Vì vậy, cần xác định chính xác quan hệ tranh chấp và luật áp dụng trước khi tính thời hiệu.

Về chứng cứ, tôi cho rằng đây là yếu tố có tính quyết định. Doanh nghiệp cần lưu giữ tối thiểu: hợp đồng và phụ lục; báo giá, đơn đặt hàng; email, tin nhắn và trao đổi điện tử; hóa đơn; phiếu xuất nhập kho; biên bản giao nhận, nghiệm thu; chứng thư giám định; hồ sơ vận chuyển; chứng từ thanh toán; biên bản đối chiếu công nợ; văn bản khiếu nại và trả lời khiếu nại.

Đối với hàng hóa có tranh chấp về chất lượng, cần đặc biệt chú ý thời điểm lấy mẫu, phương pháp lấy mẫu, điều kiện bảo quản và đơn vị giám định. Nếu doanh nghiệp tự ý tiêu hủy hoặc trả lại toàn bộ hàng hóa mà không lập hồ sơ, không lấy mẫu hoặc không giám định đúng cách thì sau này rất khó chứng minh tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận.

Từ kinh nghiệm thực tiễn, tôi cho rằng nguyên tắc quan trọng nhất là: doanh nghiệp phải chuẩn bị chứng cứ ngay từ khi ký và thực hiện hợp đồng, chứ không phải đợi đến khi tranh chấp mới đi tìm chứng cứ. Tóm lại, để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng hợp đồng theo hướng có thể “đo đếm” được quyền và nghĩa vụ của từng bên; quy định cụ thể về chất lượng, số lượng, giao nhận, nghiệm thu, thanh toán, phạt và bồi thường; đồng thời thiết lập quy trình lưu trữ chứng cứ. Khi tranh chấp phát sinh, cần đánh giá đồng thời căn cứ pháp lý, chứng cứ, thời hiệu, thẩm quyền và khả năng thi hành, từ đó lựa chọn thương lượng, hòa giải hay khởi kiện. Một chiến lược pháp lý tốt không nhất thiết là đưa vụ việc ra Tòa án sớm nhất, mà là lựa chọn phương án giúp doanh nghiệp bảo vệ được quyền lợi với chi phí, thời gian và rủi ro thấp nhất.

Liên hệ tư vấn và mời luật sư: 0936683699 - 0983951338