Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm
Luật sư Hà Thị Khuyên
Luật sư Nguyễn Văn Đồng
1. Mã số mã vạch là gì?
Mã số mã vạch sản phẩm (QR code) là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm thông qua các dãy số bí mật. Để có thể đọc được các dãy số mã vạch cho sản phẩm, bạn cần phải dùng đến các thiết bị máy quét chuyên dùng thì mới có thể đọc được các loại số mã vạch này.
Số mã vạch có cấu tạo gồm 2 phần như sau: “Mã số GS1” là cấu trúc số mã vạch tiêu chuẩn có tác dụng nhận dạng các sản phẩm hàng hóa tại mỗi quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau. Còn “Mã vạch GS1” là một dãy các số mã vạch và cách nhau bởi các khoảng trống song song được thiết kế dựa trên nguyên tắc mã hoá nhất định để chứa dữ liệu về sản phẩm đó.
2. Đăng kí mã số mã vạch có những lợi ích gì?
Khi đăng ký mã số, mã vạch cho sản phẩm các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ có những lợi ích sau đây:
- Mở rộng hoạt động kinh doanh, đây được xem là lí do quan trọng đầu tiên thôi thúc doanh nghiệp đăng kí sử dụng mã số mã vạch. Các tổ chức, cá nhân kinh doanh đều muốn sản phẩm của mình có thể bán được hàng trên thị trường và đem về lợi nhuận. Việc đưa các sản phẩm vào các trung tâm mua sắm, siêu thị là việc làm tất yếu vì đây là những nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu. Vì thế, để sản phẩm có thể vào siêu thị một cách thuận tiện thì đăng kí mã vạch cho sản phẩm là việc làm cần thiết.
- Dễ dàng kiểm soát hoạt động, dịch vụ, đăng ký mã vạch sản phẩm sẽ giúp các cá nhân, tổ chức thuận lợi trong việc quá trình quản lý, sắp xếp, phân loại hàng hóa một cách chính xác. Mã vạch được mã hóa và quản lý, lưu trữ trên các thiết bị điện tử mà không qua các công việc ghi chép hoặc nhập liệu. Vì thế, những sai sót có thể xảy ra được hạn chế tối đa, các kết quả đảm bảo được độ chính xác cao. Từ đó kiểm soát và có những điều chỉnh đúng đắn trong chiến lược kinh doanh.
- Thỏa mãn nhu cầu khách hàng, người tiêu dùng thông thái hiện nay rất quan tâm đến nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm. Họ thường căn cứ vào mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin nhanh và chính xác nhất. Do vậy, đăng kí mã vạch sản phẩm là phương pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Ngoài ra, khách hàng sẽ cảm thấy sao khi đi mua hàng phải chờ nhân viên nhập từng mã sản phẩm hoặc điền tay nếu doanh nghiệp chưa đăng kí mã vạch? Điều đó sẽ thật tệ! Khách hàng sẽ cảm thấy không thoải mái và sẽ thầm đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp. Chính vì vậy, nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng bằng sự nhanh chóng và chuyên nghiệp với việc đăng kí sử dụng mã vạch sản phẩm. Chúng sẽ giúp quá trình thanh toán, kiểm tra hàng tồn kho dễ dàng hơn bao giờ hết.
- Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân công, khi sản phẩm được đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp sẽ tiến hành quản lý hàng hóa trên các thiết bị điện tử kỹ thuật số thay thế cho việc ghi chép sổ tay. Từ đó, nguồn nhân lực và thời gian được tiết kiệm tối đa dẫn đến năng suất công việc được nâng cao.
3. Thành phần hồ sơ:
- 01 Bản xin đăng ký mã vạch sản phẩm theo mẫu Bộ Khoa học và Công nghệ;
- 01 Bản xin đăng ký mã vạch theo mẫu danh mục sản phẩm sử dụng mã số vật phẩm;
- 01 Phiếu xin đăng ký mã vạch sản phẩm gs1 thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1;
- Đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao) hoặc quyết định thành lập công ty (bản sao) tùy thuộc vào đối tượng là doanh nghiệp sản xuất hay tổ chức khác.
Mọi tổ chức muốn được sử dụng mã vạch sẽ phải chuẩn bị hồ sơ theo quy định. Đây là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định có chấp thuận hay không. Vì vậy, khâu chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm đòi hỏi độ chính xác cao.
4. Trình tự đăng ký mã số mã vạch:
Để đăng kí mã số mã vạch cho sản phẩm, thì trình tự nộp và xử lý hồ sơ sẽ bao gồm 4 bước sau đây:
Bước 1: Doanh nghiệp đăng kí hồ sơ online trên hệ thống trang chủ của GS1;
Bước 2: Doanh nghiệp cần nộp bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ có liên quan như đã nêu trên về Tổng cục Đo lường Tiêu chuẩn Chất lượng (GS1 Việt Nam);
Bước 3: Hồ sơ được tiếp nhận trong vòng 03 ngày làm việc doanh nghiệp sẽ được cấp số doanh nghiệp và kết quả giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch sẽ được trả về sau 20 ngày (kể từ ngày nhận hồ sơ);
Bước 4: Sau khi được cấp mã doanh nghiệp vào hệ thống thực hiện đăng kí kê khai online để tạo mã vạch sản phẩm.
5. Thời gian đăng ký mã số sản phẩm:
Trong khoảng thời gian từ 07- 10 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ đăng ký mã vạch QR code được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Quý khách hàng sẽ được cấp và sử dụng QR code nếu hồ sơ hợp lệ.
Giấy chứng nhận QR code sẽ được cấp cho người đã ký sau 1 - 2 tháng. Trong trường hợp hồ sơ xin cấp QR code sản phẩm không hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ nêu rõ nguyên nhân, cá nhân, tổ chức sẽ phải sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ xin cấp QR code và gửi lại trong thời gian sớm nhất.
Liên hệ tư vấn luật sư: 0983951338 - 0936683699
